¿Cómo hacer rendir el día?
La dificultad de gerenciar
el tiempo tiene origen en el mito del trabajo duro. Las personas se sienten
obligadas a hacer siempre lo más difícil, en vez de tomarse un tiempo para
pensar y organizar. Estos cinco pasos lo ayudarán a ser más productivo en su
jornada laboral.
Cerrar la contabilidad del
mes, recoger los hijos en el colegio, llamar a los proveedores, revisar el plan
de mercadeo, los correos electrónicos, organizar el escritorio. La cantidad
creciente de compromisos hace que mucha gente pierda el control sobre su propio
tiempo y dejen de cumplir las tareas en los plazos establecidos y lleguen al
final del día con ese sentimiento de culpa.
La capacidad de administrar
el tiempo y gerenciar actividades entró a la lista de habilidades profesionales
deseadas por los empleadores. Diferentes metodologías han surgido con la
promesa de hacer rendir el día.
El autor del libro, Getting
Things Done, David Allen, recomienda simplemente tener en la cabeza todo lo que
se debe hacer, relajarse y ser productivo. Para lograrlo recomienda, en cambio
de establecer prioridades, la adopción de un sistema fácil y confiable para
almacenar y procesar toda la información referente a todo lo que necesita
hacerse.
Por su parte, Antonio
Azevedo, consultor brasileño, implementó un método de gestión que se ha usado
en varias entidades multinacionales, que consiste en pasar por cinco etapas
para alcanzar el nivel de productividad deseado, en las horas asignadas de
trabajo.
La primera reflexión que
deja el autor es que siempre que vaya a emprender una tarea no la haga solo
porque es importante, “hágala porque tiene disposición y energía para hacerla”.
Además solamente la planeación no ayuda, es necesario el empeño para ejecutar
las tareas
Si tiene la sensación de que
el día no le alcanza para nada, encuentre en estos cinco pasos la solución:
1. Recolección
Reúna toda la información en
papeles que necesita guardar, recordar y póngala en una “caja de entrada”,
puede ser en un cajón, en una caja o en una carpeta especial dentro de su
correo electrónico. Ponga todas las cosas que tiene pendientes en esa caja para
pronto resolverlo.
2. Procesar
Su caja de entrada debe ser
desocupada por lo menos una vez por día. Para procesar toda esta información es
necesario dar seguimiento a todas las cosas que tiene pendientes. Es
aconsejable que cuando saque una tarea pendiente de su caja la termine y esta
no vuelva. Para esto el consultor aconseja:
1. Concluya la tarea en ese mismo momento, así
demore más de dos minutos hacerlo.
2. Delegue funciones y pida ayuda a sus compañeros
para concluir los pendientes.
3.
Haga una lista de las próximas acciones.
4. Si
no se puede resolver inmediatamente, sáquela de esa caja y archívela para
referencia futura.
5.
Haga una lista con estas tareas pendientes.
Organice
Para organizar todos los
compromisos y actividades de su caja de entrada, defina cuál es la próxima
acción necesaria para cumplir cada una de ellas. Por ejemplo, si uno de sus
compromisos es el cierre del balance anual de la empresa, la próxima acción
puede ser agendar una reunión con el contador.
Las listas de las acciones
deben ser divididas por categorías o contextos, como las actividades que se
hacen fuera de la oficina, en la casa o por teléfono. Las tareas pendientes que
dependen de más de una acción son consideradas proyectos.
Entonces, haga una lista de
sus proyectos y para que salgan del papel, tenga siempre una próxima acción
referente a cada una de ellas. Otra lista útil es la de las actividades
delegadas a otras personas o que dependen de un evento externo o respuesta de
terceros para poder seguir adelante.
Además de las listas, el
método de Allen aconseja asignar fecha y hora para cada actividad que vaya a
realizar y que esté en las listas.
Revise
De nada servirán las listas
si no las revisa diariamente o con la frecuencia necesaria para ejecutar las
actividades. Además de verificar sus próximas acciones diariamente, de un
vistazo a los proyectos y actividades en espera por lo menos una vez por
semana.
Haga
No basta con organizar la
información y las actividades si usted no está empeñado en ejecutarlas. Decida
cuál tarea debe ser cumplida con su disponibilidad de energía. Primer, resuelva
los pendientes en su agenda primero y después pase a las listas. Si usted va
hacia el banco, verifique en las listas si hay algo pendiente que pueda hacer
en el camino.
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